Mail Archive - Arquivo automático de emails

Hoje em dia quase todas as empresas usam servidores externos para alojarem o seu domínio de email.

Isto deve-se a que a gestão dos mesmos é complexa e exige um elevado nível de conhecimento técnico devido a questões de segurança, validação de identidades digitais e a políticas de SPAM existentes em múltiplos organismos de análise eurística deste fenómeno.

Este facto faz com que o espaço de storage para os emails seja limitado e tenha um custo associado - e geralmente periódico, pelo que o lógico é ter pouco espaço para caixas de correio electrónico e racionalizar o espaço disponível atribuíndo quotas diferentes às contas de utilizador, dependendo da sua natureza e especificiadade.

A grande maioria de utilizadores usa um de dois tipos de acesso ao email: POP3 e IMAP.

Mesmo assim, e sem saber, poderá estar a utilizar ambos através de diferentes dispositivos. Reveja o que ambos têm de bom e de mau e depois verifique as definições que usa.

POP3

Antigamente e ainda hoje, talvez por restrições de espaço nos servidores, muitos utilizadores usam o acesso POP3 ao email.

Este sistema retira os emails do servidor imediatamente, por agendamento ou manualmente, dependendo da sua configuração e a qual pode nem estar igual nos seus vários dispositivos.

O grande problema é que ao utilizar este tipo de acesso, fica refém dos dispositivos para onde é feita a descarga dos mesmos. Mais ainda, os emails "enviados" e os "rascunhos" gravados não são sincronizados com o servidor e ficam apenas localmente no dispositivo que envia ou onde escreve o email.

Existe também um problema menos notável mas que pode levar à desorganização lógica da sua caixa de correio:

Sempre que um dispositivo faz o download dos emails do servidor em POP3, marca-os como "lidos". Isto faz com que o segundo dispositivo a fazer o download dos mesmos emails interpretará os emails como já "lidos", mesmo que ainda não o tenham sido nesse dispositivo.

Isto pode ser muito incomodativo se a sua organização pessoal se basear no controle visual da caixa de correio pelos emails "não lidos". Pese embora isso, como diferentes utilizadores usam diferentes técnicas de controlo, não consideraremos isso um problema no acesso POP3, embora seja importante enunciar esta característica peculiar.

Na práctica, se aceder por POP3 no seu laptop e telemóvel e utilizar uma política de retenção de emails por 1 mês, o que acontecerá é que o primeiro dispositivo a atingir esse limite de retenção apagará o email no servidor. Por esta razão, caso um outro dispositivo não tenha feito a sincronização antes desse limite, não terá acesso a esse email.

Igualmente, se enviar um email ou estiver a escrever um do seu telemóvel, estes não estarão disponíveis no seu laptop e vice-versa.

A imagem mostra a mesma conta de email em dois devices diferentes, mas sem estarem sincronizados.

Caso tenha interesse em resolver uma situação destas, por favor clique aqui e contacte-nos.

IMAP

Mais recentemente, é comum o uso de acesso por IMAP.

Este tipo de acesso sincroniza todos os dispositivos com a estrutura de emails que existe no servidor.

Embora o faça, geralmente não existe uma verdadeira cópia dos emails no dispositivo local, tendo apenas uma cópia dos cabeçalhos dos mesmos para uma consulta mais rápida.

Todos os emails nas pastas "recebidos", "enviados", "rascunhos" e até "lixo" e SPAM estão no servidor sendo que o que vê na estrutura de pastas do seu dispositivo é uma cópia exacta do que verá nos outros dispositivos, desde que estejam correctamente sincronizados em IMAP. Se criar uma nova pasta num dispositivo, a mesma será sincronizada com os outros.

Como referido, muitas vezes o que vê é apenas o cabeçalho do email pois este tipo de acesso tem por base o controlo por acção directa da aplicação cliente na estrutura de pastas do servidor, pelo que o interesse é manter os dados sempre no servidor e poupar espaço físico no dispositivo cliente.

Por consequência disto, a quantidade de emails que pode guardar no servidor é directamente dependente do espaço em Gigabytes que eles ocupam no mesmo e de quantos Gigabytes tem a sua conta de quota de storage.

Na práctica, se enviar um email de um dispositivo, ele aparecerá na pasta de enviados de outro, e vice-versa.

Igualmente, se apagar um email em definitivo de uma pasta, ele será destruído e não estará mais acessível em nenhum dispositivo.

Esta questão da eliminação de emails é muito comum para se libertar espaço no servidor quando se tem a caixa de correio cheia.

A imagem mostra a mesma conta de email em dois devices diferentes e sincronizados.

Caso tenha interesse em resolver uma situação destas, por favor clique aqui e contacte-nos.

• POP3 ou IMAP ?

Em resumo, podemos observar os principais problemas dos dois tipos de acesso:

A imagem mostra as desvantagens do uso de POP3 ou IMAP sem sistema automático de arquivo.

Caso tenha interesse em resolver uma situação destas, por favor clique aqui e contacte-nos.

Quantas vezes é que já apagou um email que não devia ou teve de libertar espaço no servidor porque tinha a caixa de correio cheia?

Agora imagine que poderia apagar todos os emails não essenciais ou antigos da sua conta, sem ter medo de perder nenhum deles.

É nesta área que o sistema de arquivo trabalha e lhe retira o peso de fazer backups manuais e complexos, que por vezes são perdidos em devices USB estragados ou desaparecidos, laptops com discos duros avariados, ou ainda com o roubo de um dos aparelhos referidos.

Tendo em conta que já terá tido um destes problemas, uma solução de arquivo poderá ser do seu interesse.

O trabalho exige a troca constante de emails entre si e os seus Clientes ou Colaboradores.

Os emails crescem em tamanho, não só na ocupação de espaço em servidor como também no conteúdo dos mesmos, sendo que enviar fotografias, relatórios e outros ficheiros pesados são lugar comum e fazem parte do quotidiano.

Com isto um utilizador é muitas vezes deparado com a famosa mensagem do servidor de que "A sua conta está a atingir o limite de quota. Por favor liberte espaço para poder continuar a receber emails sem interrupção."

Este problema é comum e não acontece apenas consigo. Milhões de pessoas por todo o mundo confrontam-se com a escolha derradeira do que deixar ficar na caixa de correio para consulta futura, o que apagar definitivamente, ou o que arquivar para ficheiros locais e por conseguinte, falíveis.

Pior ainda é naqueles dias frenéticos em que o trabalho abunda e não há tempo a perder para organizar a caixa de correio.

Isto pode deixar de ser um problema para si.

Ao utilizar uma solução de arquivo automático de emails, tem a garantia que pode apagar toda a caixa de correio e não perder um único email: nem recebido, nem enviado.

Veja o seguinte esquema que demonstra o processo de arquivo de emails:

O limite de espaço para arquivo irá estar única e exclusivamente dependente da sua infraestrutura privada, pelo que o espaço de storage é teoricamente infinito e muito provavelmente escalonável. Apesar disso, tudo dependerá da infraestrutura de que dispõe e das tecnologias que utiliza, pelo que a afirmação anterior é teórica mas baseada no presuposto de uma infraestrutura bem dimensionada.

Como pode ver, na práctica apenas tem de configurar mais uma conta de email nos seus dispositivos para ter acesso a todos os emails arquivados.

Tenhamos ainda em consideração que o arquivo é feito em tempo real e pode ser selectivo:

O esquema demonstra uma sincronização selectiva de pastas a arquivar.

Resumindo, o resultado final do arquivo de emails é o seguinte:

O esquema demonstra um dispositivo com ambas as contas configuradas por acesso IMAP e a presença dos emails apagados na conta de arquivo, mesmo depois de eliminados no servidor externo de emails.

Caso tenha interesse numa solução destas, por favor clique aqui e contacte-nos.

E caso queira fazer uma limpeza do seu arquivo por qualquer que seja a sua razão, pode sempre fazê-lo de uma forma simples e segura.

Não se preocupe mais em perder emails, seja por ter a caixa de correio "cheia" ou por ter apagado algum que não era suposto.

O conceito de backup está descrito noutro produto que a two4tech oferece - Disaster Recovery - mas iremos dar uma breve explicação e poderá investigar sobre essa solução posteriormente.

A solução de Mail Archive Server é baseada em software, pelo que esse software terá de ser instalado num servidor existente na sua infraestrutura privada, seja ela numa Private Cloud interna ou externa.

Como tal, se dispuser de um Backup System automatizado, pode incluir este servidor no seu plano de backups e salvaguardar não só os seus emails que estão no arquivo, como também disponibilizar de vários pontos de restauro diferentes no caso de avaria ou até de apagar um email por engano no arquivo.

Entenda-se este conceito como uma múltipla salvaguarda dos seus emails.

O esquema demonstra um sistema de bakup automatizado que inclui o Mail Archive Server.

Caso tenha interesse numa destas soluções por favor clique aqui e contacte-nos.

Arquive e salvaguarde a sua informação.

Hoje ela pode parecer pouco importante, mas amanhã poderá demonstrar-se crítica e essencial.