Hoje em dia quase todas as empresas usam servidores externos para alojarem o seu domínio de email.
Isto deve-se a que a gestão dos mesmos é complexa e exige um elevado nível de conhecimento técnico devido a questões de segurança, validação de identidades digitais e a políticas de SPAM existentes em múltiplos organismos de análise eurística deste fenómeno.
Este facto faz com que o espaço de storage para os emails seja limitado e tenha um custo associado - e geralmente periódico, pelo que o lógico é ter pouco espaço para caixas de correio electrónico e racionalizar o espaço disponível atribuíndo quotas diferentes às contas de utilizador, dependendo da sua natureza e especificiadade.
A grande maioria de utilizadores usa um de dois tipos de acesso ao email: POP3 e IMAP.
Mesmo assim, e sem saber, poderá estar a utilizar ambos através de diferentes dispositivos. Reveja o que ambos têm de bom e de mau e depois verifique as definições que usa.
POP3
Antigamente e ainda hoje, talvez por restrições de espaço nos servidores, muitos utilizadores usam o acesso POP3 ao email.
Este sistema retira os emails do servidor imediatamente, por agendamento ou manualmente, dependendo da sua configuração e a qual pode nem estar igual nos seus vários dispositivos.
O grande problema é que ao utilizar este tipo de acesso, fica refém dos dispositivos para onde é feita a descarga dos mesmos. Mais ainda, os emails "enviados" e os "rascunhos" gravados não são sincronizados com o servidor e ficam apenas localmente no dispositivo que envia ou onde escreve o email.
Existe também um problema menos notável mas que pode levar à desorganização lógica da sua caixa de correio:
Sempre que um dispositivo faz o download dos emails do servidor em POP3, marca-os como "lidos". Isto faz com que o segundo dispositivo a fazer o download dos mesmos emails interpretará os emails como já "lidos", mesmo que ainda não o tenham sido nesse dispositivo.
Isto pode ser muito incomodativo se a sua organização pessoal se basear no controle visual da caixa de correio pelos emails "não lidos". Pese embora isso, como diferentes utilizadores usam diferentes técnicas de controlo, não consideraremos isso um problema no acesso POP3, embora seja importante enunciar esta característica peculiar.
Na práctica, se aceder por POP3 no seu laptop e telemóvel e utilizar uma política de retenção de emails por 1 mês, o que acontecerá é que o primeiro dispositivo a atingir esse limite de retenção apagará o email no servidor. Por esta razão, caso um outro dispositivo não tenha feito a sincronização antes desse limite, não terá acesso a esse email.
Igualmente, se enviar um email ou estiver a escrever um do seu telemóvel, estes não estarão disponíveis no seu laptop e vice-versa.